Přechod na cloud a pracovní prostředí

Když se technologie stanou součástí firemní kultury, výsledky mohou být převratné

21. listopadu 2018

Rozhodli jsme se přenést svou e-mailovou službu na cloud. Přínos byl okamžitý. Náklady spadly na polovinu a úspory se pohybovaly v milionech eur. Naše cesta do nového světa práce tím však teprve začala.

Poté, co jsme v roce 2012 přesunuli všech 5 000 e-mailových schránek a poštovních serverů Exchange do cloudových služeb Microsoftu, pocítili jsme pozitivní dopad téměř ihned. Zvýšila se kapacita, zlepšila se funkčnost webového klienta a usnadnil se přístup z mobilních zařízení.

Díky tomuto rozhodnutí IT oddělení podpořilo výkonnost společnosti, aniž by došlo k navýšení nákladů na údržbu či dodatečných nákladů. A nárůst efektivity a mobility zaměstnanců nás inspiroval k prozkoumání dalších cest technologické transformace.

Budoucnost je ve flexibilitě

Naplno jsme využili potenciál technologií přispívat k vytvoření flexibilního pracovního prostředí. Zahájili jsme novou iniciativu „Great Place to Work“, která je inspirovaná i zkušenostmi Microsoftu se zaváděním flexibilního pracovního stylu.

Pravidelné konzultace s Microsoftem nám pomohly vytvořit rámec, který dal zaměstnancům větší flexibilitu při rozhodování, péči o zákazníky a také ve způsobu práce. To vše zároveň podporuje kreativitu našich kolegů při řešení problémů.

Rozhodnutí přejít na cloud tak postupně pomohlo k zásadní změně firemní kultury, což se ukázalo být jedním z nejdůležitějších faktorů při posuzování, zda je zavádění nových technologií efektivní.

Máme experty v konkrétních oborech, analytiky, konzultanty a také spolupracujeme s externími odborníky, a proto je pro nás flexibilita klíčová,” konstatuje Jana Švecová, členka Business Development Team společnosti innogy.

Používáme tzv. agilní metody práce, nastavujeme třítýdenní pracovní cykly („sprinty“) s pravidelnými setkáními a postupně přizpůsobujeme systém potřebám týmu a jednotlivých projektů. Některé jsou tak rozsáhlé, že mají vlastní sprinty a vyžadují menší týmy v rámci jednoho velkého,” dodává Jana Švecová.

V rámci posunu naší firemní kultury jsme se nechali inspirovat japonským pracovním postupem "kanban", který se zaměřuje na tzv. štíhlou výrobu a jasně rozepisuje úkoly ve vizuální podobě. To umožňuje členům týmu identifikovat potenciální překážky a oblasti pro posílení spolupráce.

Sjednocení lidí a technologií

Výzkum Microsoftu ukázal, že k tomu, aby podniky z nově zavedených technologií získaly maximální užitek a efektivitu, musí nejdříve vytvořit silnou digitální kulturu – to znamená prostředí, které cíleně podporuje vzdělávání, přijímání a využívání technologií, a to tak, aby byl prospěch z těchto inovací patrný v celé firmě.

V tradičním pojetí spočívá vizualizace metodou kanban v tom, že týmy vytvářejí pracovní desku – obvykle na magnetické bílé tabuli či s pomocí lepících poznámek – a pomáhají tak optimalizovat pracovní postupy.

V rámci naší transformace jsme metodu kanban digitalizovali. „Využíváme Microsoft Teams k tomu, abychom přenesli do online světa papírovou metodu kanban,“ říká Jana Švecová. „Vše, co vytvoříme na reálné tabuli v našem oddělení, se tak objeví i v digitální podobě.

Komunikace odkudkoli

Jasným přínosem přenosu pracovního postupu do digitální podoby je samozřejmě snadné sdílení s dalšími zaměstnanci a manažery, což je obzvláště výhodné v novém světě flexibilní práce.

Prostřednictvím služby SharePoint mají všichni přístup ke všem dokumentům. Poznámky ze schůzek sdílíme na OneNote, což je další ze zásadních nástrojů,“ pokračuje Jana. „Můžeme tak být v kontaktu s externími kolegy, aniž by museli každý den cestovat.

Poslední bod je pro náš úspěch klíčový. Každý měsíc uskutečníme 19 tisíc dvoustranných a 15 tisíc konferenčních hovorů pomocí služby Skype pro firmy. Geografické hranice zde nehrají roli, což nám dává bezkonkurenční flexibilitu.

Motivace vyvolaná touto mírou flexibility je evidentní zejména u našich kolegů s rodičovskými závazky anebo u těch, kteří dávají přednost práci mimo obvyklou pracovní dobu.

Změny, které probíhají díky moderním technologiím a možnostem práce z domova, rozhodně vítám,” říká František Zuzák, manažer společnosti innogy Business Services. “Podle mého názoru je posun směrem k flexibilitě pozitivní jak pro zaměstnance, tak pro zaměstnavatele. Já sám pracuji hlavně v kanceláři, ale někdy také z domova, jindy třeba na letišti.

Tyto přínosy se pozitivně odrážejí nejen v celkové motivaci a spokojenosti zaměstnanců, ale také ve snížení jejich absencí a prostojů. Spolu s efektivnějším využíváním kancelářských prostor a snížením stavebních a administrativních nákladů vede flexibilní pracovní prostředí a naše firemní kultura také k finančním úsporám.

V návaznosti na implementaci Office 365 budou společnosti innogy a Microsoft i nadále společně podporovat nový pracovní styl a inovativní využívání technologií.

Článek převzat ze stránek Microsoft.com.